IHRE AUFGABEN:
- Sie organisieren und koordinieren das Büro des Bereichsleiters Asset Management und schaffen die organisatorischen Voraussetzungen für eine effiziente Wahrnehmung der Führungsaufgaben
- Sie verantworten das Kalender-, Termin- und Reisemanagement des Bereichsleiters einschließlich Priorisierung, Gatekeeping und der Koordination komplexer Abstimmungsprozesse mit Führungskräften, zentralen Funktionen und externen Ansprechpartner*innen
- Sie stellen einen verlässlichen Informationsfluss innerhalb des Bereichs sicher und verantworten das Fristen-, Wiedervorlage- und Dokumentenmanagement einschließlich des professionellen Umgangs mit vertraulichen Unterlagen
- Sie sind die zentrale organisatorische Schnittstelle innerhalb des Bereichs Asset Management und koordinieren die Zusammenarbeit mit den Assistenzfunktionen der sechs Fachabteilungen, um eine abgestimmte Arbeitsweise und transparente Kommunikation sicherzustellen
- Sie sind zentrale Schnittstelle zu den Assistenzfunktionen des C-Levels
- Sie organisieren und begleiten Leitungskreise, Jour-fixe-Termine, Workshops, Bereichsveranstaltungen und weitere Managementformate einschließlich Agendaerstellung, Teilnehmermanagement, organisatorischer Nachbereitung und Nachhaltung vereinbarter Maßnahmen
- Sie erstellen, bearbeiten Präsentationen, Korrespondenz, Entscheidungsvorlagen und Managementunterlagen für die Bereichsleitung
- Sie unterstützen einen transparenten und verlässlichen Informationsfluss im Bereich Asset Management und stellen die Aktualität zentraler Informations- und Kollaborationsplattformen sicher
- Sie koordinieren organisatorische Abstimmungen mit relevanten Schnittstellen wie CTO-Office, Personal, Controlling, Einkauf, Recht und weiteren Unternehmensfunktionen
- Sie unterstützen die administrative Abwicklung von Bestell-, Rechnungs-, Vertrags- und Freigabeprozessen und sorgen für deren strukturierte Nachverfolgung
- Sie koordinieren bereichsinterne Veranstaltungen, Workshops, anderweitige Veranstaltungsformate sowie organisatorische On- und Offboarding-Prozesse und sorgen für deren professionelle Durchführung
- Sie wirken an der Weiterentwicklung organisatorischer Abläufe, Standards und Vorlagen mit und unterstützen die kontinuierliche Professionalisierung der administrativen Zusammenarbeit
- Sie vertreten bei Bedarf die Assistenzfunktion innerhalb des CTO-Bereichs und arbeiten eng mit dem bereichsübergreifenden Assistenznetzwerk zusammen
- erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, beispielsweise im Bereich Büromanagement, Management Assistenz oder eine vergleichbare Qualifikation. Alternativ verfügen Sie über eine vergleichbare Berufserfahrung im Assistenzumfeld
- mehrjährige Berufserfahrung in einer Assistenzfunktion auf Management-, Bereichsleitungs- oder Geschäftsführungsebene
- ausgeprägte Organisations- und Koordinationsfähigkeit sowie die Fähigkeit, auch bei hoher Themenvielfalt Prioritäten sicher zu setzen und mehrere Themen parallel zu steuern
- hohe Serviceorientierung, Verlässlichkeit und ein professionelles Verständnis der Assistenzrolle als zentrale organisatorische Schnittstelle
- sicherer Umgang mit Microsoft 365, insbesondere Outlook, Teams, Word, PowerPoint und Excel oder ähnlichen aktueller Softwarewerkzeuge, sowie eine hohe Affinität zu digitalen Arbeits- und Kollaborationswerkzeugen
- sehr gute schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeit in deutscher Sprache sowie gute Englischkenntnisse
- souveränes, verbindliches Auftreten und Freude an der Zusammenarbeit mit unterschiedlichen Ansprechpartnern auf allen Organisationsebenen
- hohe Diskretion, Integrität und Sorgfalt im Umgang mit vertraulichen Informationen
- selbstständige, vorausschauende und lösungsorientierte Arbeitsweise sowie die Fähigkeit, auch in einem dynamischen Umfeld den Überblick zu behalten
- idealerweise verfügen Sie über Erfahrungen in einem technisch geprägten oder infrastrukturellen Umfeld
